» » Dua puluh tips cara membuat agenda pertemuan sukses

Kali ini seantero akan bagi-bagi tips membuat agenda pertemuan yang sukses, baca dengan baik ya... 

 

  1. setiap pertemuan rutin atau temporal membutuhkan agenda.
  2. poin-poin agenda harus jelas dan dapat dipahami seluruh peserta agar diskusi tidak keluar pada masalah-maslah di luar agenda.
  3. perlu meminta masukan kepada seseorang yang berkompeten dalam menyiapkan agenda sebelum pertemuan dimulai
  4. alokasikan waktu yang cukup untuk membahas setiap poin agenda dan umumkan batas waktu tersebut.
  5. Apabila sebelumnya telah terlaksanakan pertemuan, maka evaluasi agenda kerja sebelumnya adalah poin pertama bagi agenda rapat hari ini.
  6. penyusunan urutan agenda harus logis, terutama bila salah satu poin dapat diputuskan berdasarkan poin sebelumnya, atau berdasarkan informasi yang telah ditampung sebelumnya.
  7. Poin-poin yang krusial sebaiknya dibahas terlebih dahulu, tetapi tidak di awal rapat, agar pembahasanya dapat dilakukan pada saat perta lengkap dan masih segar.
  8. apabila sebagian peserta akan datang terlambat, atau terpaksa meninggalkan rapat lebih awal. maka poin yang ada kaitanya dengan mereka perlu diatur secara khsusu, diajukan atau diakhirkan.
  9. jangan memadatkan agenda. Ingetlah berinteraksi dengan masalah penting setelah habis waktu dan kesabaran telah buruk daripada membiarkannya.
  10.  apabila ada banyak masalah yang harus diselesaikan, maka sebaiknya pertemuan dibagi dua.
  11. bagikan agenda kerja kepada peserta sebelum dimulai pertemuan. Ini lebih mengkondisikan mereka lebih memahami tema yang akan dibahas, sehingga peserta dapat menyiapkan pendapat dan ide seputar tema.
  12. Bacalah agenda di awal pertemuan dan izinkan mereka mengusulkan penataan ulang skala prioritas.
  13. Agenda pertemuan harus menyediakan waktu istirahat, agar pikiran peserta tidak kelelahan.
  14. Izinkan Anggota mengutarakan apa yang dianggapnya penting, cocok, dan mendesak dalam agenda kerja pertemuan.
  15. SEbaiknya hanya memasukan tema-tema yang telah dikaji sebelumnya dan jangan terpancing mendiskusikan tema-tema yang terlum mendapat pengkajian memadai.
  16. Catatlah setiap keputusan yang diambil tentang tema, ulangi pemaparanya, atau cara yang sejenis. Biasakan tidak berpindah dari satu poin ke poin lain sampai seluruh peserta mendapat kejelasan tentang keputusan yang diambil.
  17. jangan sibuk dengan sesuatu yang mungkin dilaksanakan di luar pertemuan, misalnya membaca teme tertentu, buletin, atau lainnya, kecuali bila sangat berkaitan dengan pendalaman tema yang akan dibahas.
  18. Jangan membuat agenda pertemua yang panjang. Sebab pertemuan yang lebih dari dua jam akan kehilangan efektivitasnya.
  19. Pijakan utama dalam menentukan awal dan akhir agenda pertemuan adalah waktu yang mungkin dapat dihadiri para anggota.
  20. Keberhasilan mengelola pertemuan efektif sangat tergantung pada latihan, pembiasaan, dan tentunya bimbingan dari Allah Swt.

 Agar Agenda pertemauan sukses

  • Jangan memuat sekat antara Anda dan peserta. Misalnya duduk di balik meja atau lainya.
  • Posisi pertemuan yang paling baik adalah melingkar, sehingga anda dapat melihat seluruh anggota dan mereka dapat melihat anda.
  • Sebaiknya Anda berada di posisi tengah diantara peserta.
  • Posisikan orang-orang yang tidak dikenal penentang tepat di hadapan anda.
  • Sebaiknya orang yang tidak aktif duduk di sebelah kanan Anda, hingga Anda dapat mengingatkannya dengan sentuhan tangan saat di butuhkan.

About Admin Nusantara

Like and Share
«
Next
Posting Lebih Baru
»
Previous
Posting Lama